Billit - Privacy Policy v1

BEPALING

UITLEG

1.1. Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Billit BVBA, Oktrooiplein 1 bus 302, 9000 Gent, België, ingeschreven in het KBO onder het nummer 0563.846.944 (hierna: “Billit”, “wij”, “ons”). U kan ons bereiken via dpo@billit.be.

Dit is de entiteit verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens volgens deze Privacy Policy.

1.2. Elk begrip beginnende met een hoofdletter moet begrepen worden zoals gedefinieerd in deze Privacy Policy. Waar nodig gelet op de context zullen enkelvoudige woorden begrepen worden als eveneens omvattende hun meervoud en omgekeerd.

Om zeker te zijn dat we deze tekst op dezelfde manier begrijpen, is het belangrijk dat we bepaalde begrippen op dezelfde manier interpreteren.

1.3. Waar gerefereerd wordt aan bepaalde wetgeving en daarbij horende uitvoerende maatregelen, zal dergelijke referentie eveneens worden geacht alle toekomstige wijzigingen, vervangingen of annuleringen van deze wetgeving en maatregelen te omvatten.

Wetten worden regelmatig gewijzigd, en we willen ervoor zorgen dat deze Privacy Policy in overeenstemming blijft met zulke wijzigingen.

1.4. Billit behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy van tijd tot tijd te wijzigen, aan te vullen of te vervangen. Zulke wijzigingen, aanvullingen of vervangingen zullen u ter kennis worden gebracht via de Website. Als u niet akkoord gaat met deze wijzigingen, aanvullingen of vervangingen, vragen we u een e-mail te sturen naar het emailadres vermeld in artikel 1.1.

Indien we van u geen bericht ontvangen binnen de drie (3) werkdagen nadat de wijzigingen, aanvullingen of vervangingen via de Website ter kennis werden gebracht, wordt u geacht alle wijzigingen, aanvullingen of vervangingen te hebben aanvaard.

Wijzigingen in wetten of marktomstandigheden kunnen ertoe leiden dat deze Privacy Policy af en toe gewijzigd moet worden om accuraat te blijven.

In dergelijk geval kan u kennisnemen van deze wijzigingen en deze, indien mogelijk, te aanvaarden.

BEPALING

UITLEG

2.1. Wanneer u zich als gebruiker registreert op de Website of van de Website en de Diensten gebruik maakt, verkrijgen we persoonsgegevens van uzelf. De persoonsgegevens die we aldus kunnen verzamelen en verwerken, zijn:

• Technische informatie geassocieerd met de browser en het toestel dat u gebruikt, zoals onder meer IP adres, browsertype, welke onderdelen van de Website u bezocht, en de webpagina die u bezocht wanneer u toegang verkreeg tot de Website.

Hier leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer u de Website gebruikt.

2.2. Wanneer u een account aanmaakt op de Website, verzamelen wij:

• Identiteitsgegevens: naam en voornaam, bedrijfsnaam, geboortedatum en geslacht.
• Accountgegevens: gebruikersnaam en inloggegevens.
• Contactgegevens: woonadres, bedrijfsadres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze omvatten de correspondentiegegevens met en uitgaande van Billit, alsook de communicatievoorkeuren.
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer, betaalmethode.
• Geografische locatiegegevens: bij gebruik mobiel apparaat.

Hier leggen we uit welke gegevens we verwerken wanneer u een account aanmaakt op de Website.

2.3. Wanneer u ons uw visitekaartje geeft of op een andere manier met ons in contact treedt op een evenement waar wij aanwezig zijn, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• De algemene identiteitsgegevens die op uw visitekaartje vermeld staan, zoals mogelijks uw naam, e-mail adres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waar u werkzaam bent, en uw functie;
• Uw afbeelding.

Hier leggen we uit welke gegevens we verwerken wanneer actief met ons in contact treedt op evenementen.

2.4. Het Billit platform vraagt zelf nooit om gevoelige persoonsgegevens. Echter kunnen de facturen die via het platform verwerkt worden wel gevoelige persoonsgegevens omvatten. Voor de toepassing van deze bepaling moeten gevoelige persoonsgegevens begrepen worden als:

• Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijken;
• Politieke opvattingen;
• Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen;
• Het lidmaatschap van een vakbond;
• Genetische of biometrische gegevens;
• Gegevens over gezondheid;
• Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Hier leggen we uit Billit zelf niet om gevoelige persoonsgegevens vraagt. Wel kan u zelf gevoelige persoonsgegevens aanleveren door middel van de facturen die via Billit verwerkt worden.

BEPALING

UITLEG

3.1. Billit verwerkt uw persoonsgegevens om u te registreren en om de Website en Diensten te kunnen verstrekken.

Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om de overeenkomst tussen u en ons te kunnen uitvoeren.

Om onze Website en Diensten te kunnen aanbieden, moeten wij een aantal persoonsgegevens verwerken.

3.2. Wanneer u zoals vermeld in bepaling 2.4 gevoelige persoonsgegevens aanlevert, volgt hieruit dat u toestemt met de verwerking van die persoonsgegevens.

Hiervoor beroepen wij ons op de expliciete toestemming van de betrokkene. Indien deze verwerking betrekking heeft op de persoonsgegevens van een kind jonger dan 13 jaar, moet de toestemming worden verleend door de wettelijke vertegenwoordiger van dit kind.

Het voorvallen dat een factuur gevoelige persoonsgegevens omvat. In dit geval moet ervan worden uitgegaan dat hiermee toestemming tot de verwerking gegeven wordt.

3.3. Billit kan de in 2.2 en 2.4 vermelde gegevens verwerken om te communiceren over commerciële boodschappen.

Hiervoor beroepen we ons op uw toestemming voor deze communicatie. U kan steeds uw toestemming voor deze communicatie intrekken. Door uw toestemming te geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden gaat u er mee akkoord dat deze persoonsgegevens verwerkt worden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

Wij brengen u graag op de hoogte van updates en nieuwe ontwikkelingen.

3.4. Billit kan uw persoonsgegevens verwerken om de op ons rustende wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen alsook gepast gevolg te kunnen geven aan ieder geldig verzoek tot informatie en inlichtingen vanwege overheidsinstanties, gerechtelijke instanties, politie en andere bevoegde overheidsorganen.

Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

In sommige omstandigheden zijn we wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

3.5. Billit kan uw persoonsgegevens verwerken om statistische analyses uit te voeren, om onderzoek uit te voeren, om de Website, de Diensten en andere diensten te verbeteren en om nieuwe diensten te ontwikkelen.

Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de behartiging van onze eigen legitieme belangen. De hier vermelde belangen zijn enerzijds het belang om een dienstverlening van hoge kwaliteit te kunnen blijven bieden en anderzijds het belang om nieuwe producten en diensten te kunnen ontwikkelen.

We kunnen persoonsgegevens verwerken voor onderzoek en de ontwikkeling van onze Diensten.

3.6. Billit kan uw persoonsgegevens verwerken om een derde partij te informeren in het geval van een mogelijke overname, fusie, splitsing of soortgelijke operatie.

Hiervoor beroepen we ons op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de behartiging van onze eigen legitieme belangen. Het hier vermelde belang betreft ons vennootschappelijk en commercieel belang.

Deze bepaling spreekt voor zich.

3.7. Billit kan uw persoonsgegevens verwerken om de legitieme belangen van ons of een derde partij te behartigen, indien uw gebruik van de Website en de Diensten één van de volgende gevallen van misbruik uitmaakt: (a) een schending van de toepasselijke wetgeving en gebruiksvoorwaarden of van de rechten van derden; (b) een dreiging ten aanzien van de veiligheid van de Website en de Diensten of de onderliggende infrastructuur, systemen en diensten, zoals, maar niet uitsluitend, ten gevolge van virussen, malware, spyware of andere vormen van kwaadaardige softwarecode; (c) het uiten van haat, discriminatie, racisme, laster, eerroof of enige andere uiting die moet worden opgevat als schadelijk, kwetsend of op enigerlei wijze als illegaal.

Bij misbruik van de Website of Diensten kunnen we persoonsgegevens verwerken om legitieme belangen te behartigen.

BEPALING

UITLEG

4.1. Billit deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën van ontvangers:

• Onderaannemers en partners van Billit met wie wij een overeenkomst hebben en die ons helpen de Website en de daarbij horende functionaliteiten ter beschikking te stellen, zoals IT-dienstverleners en financiële dienstverleners;
• Derde partijen met wie wij onderhandelingen voeren in het kader van fusies, overnames of soortgelijke operaties.

Om onze Diensten te kunnen verlenen, moeten bepaalde persoonsgegevens meegedeeld worden aan andere partijen.

4.2. Billit geeft uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen zonder uw toestemming hiertoe. Wanneer u echter onze sociale mediakanalen gebruikt, begrijpt u dat uw persoonsgegevens door onze sociale mediaproviders verwerkt worden. Meer informatie over hoe deze partijen uw persoonsgegevens verwerken, kan u in hun respectievelijke privacy policies vinden.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen tenzij u daar toestemming voor geeft of in geanonimiseerde vorm. Wanneer u echter via Facebook met ons communiceert, begrijpt u dat Facebook ook uw persoonsgegevens zal verwerken.

4.3. Billit zal jouw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte op één van volgende voorwaarden:

• Het land van bestemming biedt volgens de Europese Commissie een passend beschermingsniveau;
• Het land van bestemming biedt op zich geen passend beschermingsniveau, maar Billit maakt de nodige contractuele afspraken met de partij in kwestie, rekening houdende met de standaardbepalingen zoals opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit in België.​

Deze bepaling spreekt voor zich.

BEPALING

UITLEG

5.1. Billit doet haar uiterste best om enkel die persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de doeleinden onder artikel 3 na te streven.

We zullen niet meer persoonsgegevens verwerken dan nodig voor de meegedeelde doeleinden.

5.2. Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zolang als nodig om de doeleinden onder artikel 3 te kunnen realiseren. Van zodra deze termijn is verstreken zal Billit uw persoonsgegevens de-identificeren, tenzij:

• Billit of een andere derde partij een belang heeft om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden en dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten;
• Een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel Billit ervan weerhoudt.

Hier leggen we uit voor welke duur we uw persoonsgegevens in een identificeerbare vorm bewaren.

5.3. Billit zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal alsook accidenteel verlies, onbedoelde wijziging of vernietiging. Toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de personeelsleden van Billit en van de door ons aangestelde dienstverleners die daadwerkelijk toegang nodig hebben om de doeleinden vermeld in artikel 3 te kunnen realiseren. Alle personeelsleden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting. U begrijpt echter dat veiligheid een inspanningsverbintenis inhoudt en dat een volledige garantie op veiligheid onmogelijk is.

Wij engageren ons om uw persoonsgegevens veilig te houden.

BEPALING

UITLEG

6.1. U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Billit ten gevolge van uw gebruik van de Website en de Diensten. Billit behoudt zich het recht voor om administratiekosten in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk zijn ingediend met het oog op het veroorzaken van overlast of schade aan Billit.

In dit artikel leggen we uit over welke rechten u beschikt ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. De rechten zelf spreken voor zich.

6.2. U hebt het recht om te vragen dat eventuele onjuiste persoonsgegevens gratis worden gecorrigeerd. Als een verzoek om correctie wordt ingediend, gaat dit vergezeld van bewijs van de gebrekkige aard van de gegevens waarvoor de correctie wordt gevraagd.

6.3. U hebt het recht om de toestemming die gegeven werd onder clausule 3.3 op elk moment in te trekken.

6.4. U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden uiteengezet in artikel 3. Een verzoek om verwijdering zal evenwel afgewogen worden ten aanzien van:

• Een legitiem belang van Billit of een andere derde partij om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden waarbij dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten;
• Een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel dat Billit ervan weerhoudt uw persoonsgegevens te verwijderen.

In plaats van om verwijdering te vragen, kunt u ook vragen dat Billit de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken als (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden vermeld onder artikel 3, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

6.5. U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens in de gevallen bepaald in de artikelen 3.4, 3.5 en 3.6 als u in staat bent te bewijzen dat uw specifieke omstandigheden dergelijke oppositie rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter wordt gekwalificeerd als direct marketing, hebt u het recht om zich kosteloos en zonder rechtvaardiging tegen dergelijke verwerking te verzetten.

6.6. U hebt het recht om van ons in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat alle persoonsgegevens te ontvangen die u ons hebt verstrekt.

6.7. Indien u een verzoek wilt indienen om een of meer van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kan u zich in rechtstreeks richten tot Billit door een e-mail sturen naar dpo@billit.be.

De e-mail waarmee u vraagt om een recht uit te oefenen, zal niet worden geïnterpreteerd als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat vereist is voor het afhandelen van uw verzoek.

Ieder verzoek moet duidelijk aangeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor indien dit overeenkomstig de artikelen 6.1 tot en met 6.5 vereist is. Om fraude te vermijden en om te vermijden dat we onterecht gegevens doorgeven aan andere personen, behouden we ons het recht om uw identiteit te verifiëren door middel van bijkomende vragen of gegevens, of om u te contacteren, voor zover nodig.

Zodra dit verzoek door ons wordt ontvangen, zal u zo spoedig mogelijk de bevestiging krijgen van ontvangst van dit verzoek. Als het verzoek geldig blijkt, zal dit zo snel als redelijkerwijze mogelijk is gevolg krijgen en dit uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek.

Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door Billit, dan kunt u altijd contact opnemen ons via het e-mailadres vermeld in dit artikel. Als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Ga voor meer informatie naar https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.